Il sempre maggiore utilizzo delle nuove tecnologie, di Internet, della “rete” ha portato negli ultimi anni ad un proliferare di progetti di digitalizzazione di scritti, documenti sonori, immagini e quant’altro.

Però, perché questi progetti possano essere realmente utili e portare a risultati durevoli nel tempo, è necessario che vengano rispettate delle norme, o buone pratiche. A questo scopo si è costituito a livello internazionale un gruppo di lavoro che, affrontando tutte le tematiche relative alla digitalizzazione ed indicizzazione, vuole essere un punto di riferimento ed offrire degli strumenti metodologici a tutti coloro che desiderano dare avvio a nuove iniziative. Il riferimento è al Progetto Minerva, realizzato dalla Comunità Europea, al quale partecipano tutti i rappresentanti dei Ministeri della Cultura degli stati membri (www.minervaeurope.org). Finalità principale del Progetto Minerva è quella di contribuire al coordinamento e all’armonizzazione dei molteplici progetti in corso di studio o già in fase di realizzazione, attraverso la diffusione  del  Manuale sulle buone pratiche di digitalizzazione che contiene istruzioni specifiche relativamente alle attività e metodologie da applicare in caso di trasferimento di informazioni da un qualsiasi supporto analogico ad uno digitale. Il manuale è stato già adottato da numerosi paesi dell’Unione Europea tra cui anche l’Italia. L’ICCU (Istituto Centrale per il Catalogo Unico e per le Informazioni Bibliografiche del Ministero per i Beni e le Attività Culturali) lo ha applicato nell’organizzazione del progetto per la Biblioteca Digitale Italiana (BDI) che, attualmente, sta sviluppando progetti relativamente alla digitalizzazione dei cataloghi dei fondi manoscritti, dei documenti musicali e delle pubblicazioni periodiche delle maggiori biblioteche italiane.

Presupposti del Manuale sulle buone pratiche di digitalizzazione sono i principi di Lund, così definiti dal nome della città svedese dove nel 2001 si sono riuniti diversi rappresentanti degli stati dell’Unione Europea per discutere del tema della digitalizzazione considerata strumento fondamentale sia per la conservazione, sia per la diffusione delle memorie culturali e scientifiche. Nel corso delle discussioni si è arrivati a comprendere che i problemi maggiori in  questo settore derivano dalla frammentarietà delle attività e dalla mancanza di linee guida comuni e tutto ciò ha causato difficoltà di comunicazione e di interoperabilità tra i diversi progetti. A Lund si è poi discusso del problema dell’obsolescenza tecnologica, altro tema di fondamentale importanza,  che, se non affrontata correttamente già nell’impianto generale del progetto, rischia di vanificare tutte le successive attività. I principi di Lund quindi in primo luogo invitano tutti coloro che si occupano di queste tematiche a coordinarsi per portare valore aggiunto ai singoli progetti, per far sì che i risultati possano essere comunicati ad un sempre maggior numero di utenti e per assicurare risultati validi anche nel lungo periodo.

L'impostazione generale del progetto di digitalizzazione del fondo privato di Papa Clemente XI Albani prende ispirazione dal Manuale e ne riproduce i principi generali.

Il Fondo Albani, oggetto del presente progetto, è costituito da 8 grandi casse di zinco, conservate presso la Villa Imperiale di Pesaro, all’interno delle quali sono contenuti svariati documenti di proprietà di papa Clemente XI. Secondo l’unica descrizione effettuata da monaci bibliotecari della Biblioteca Vaticana nel 1939, il fondo è composto quasi interamente da documenti manoscritti di diversa tipologia: lettere, sia sciolte che rilegate in volume e di varia natura (confidenziali, augurali, ufficiali), cronache, suppliche, memoriali, documenti amministrativi, trattati. Tutti i documenti riguardano le vicende di alcuni peronsaggi della famiglia Albani, Orazio, Annibale, Malatesta, vissuti tra il XVI e il XVIII secolo, la storia dell’antico ducato di Urbino e della sua devoluzione allo Stato Pontificio e naturalmente le attività del pontefice Clemente XI nello svolgimento delle sue funzioni. Di particolare rilevanza anche numerosi trattati, esercizi scolastici e metodi di istruzione.Per quanto è stato possibile verificare, i documenti sono generalmente in perfetto stato di conservazione e sono conservati in faldoni contenenti fogli sciolti o in volumi rilegati.

Il progetto che si intende realizzare, anche in ossequio alle volontà espresse dal conte Clemente Castelbarco Albani custode e proprietario dell’archivio, prevede la digitalizzazione ed inventariazione dell’intero patrimonio al fine di rendere disponibili a tutti i documenti conservati, senza che questi debbano essere destinati ad altra sede conservativa e senza che l’uso e la consultazione possano danneggiarli.

La consultazione dell’inventario e dei documenti digitali è accessibile attraverso il sito www.archivioalbani.it. L’accesso ai dati di inventariazione e alle riproduzioni è completamente libero e gratuito, nel caso di lettura e/o studio individuali; è necessario invece richiedere un’autorizzazione alla Biblioteca Oliveriana di Pesaro, responsabile della realizzazione del progetto, nel caso in cui i dati di inventariazione e/o le immagini vengano utilizzate per scopi diversi. E’ anche possibile contattare la Biblioteca Oliveriana per richiedere duplicati ad alta o media risoluzione.

Le modalità di attuazione del progetto sono state finalizzate alla volontà di realizzare un sistema accessibile ed amichevole, che garantisse agli utenti la possibilità di accedere con facilità al contenuto dell'archivio. Per questo è stata realizzata un'interfaccia di consultazione, che consente la navigazione mediante l'utilizzo di diversi accessi (Struttura, Nomi, Toponimi, Titoli) anche a coloro che non sono a conoscenza del contenuto dell'archivio. E' possibile, inoltre, svolgere la ricerca anche attraverso parole chiave già note nelle modalità di ricerca semplice ad avanzata, che prevede anche l'utilizzo di operatori booleani. In ogni caso il software di gestione della collezione digitale individua immediatamente i documenti rispondenti ai parametri inseriti e permette la visualizzazione della descrizione e delle immagini digitali correlate.

Allestimento locali.

Presso la Biblioteca Oliveriana di Pesaro sono stati allestiti alcuni locali, lontani dalle aree riservate al pubblico, destinati alle operazioni di digitalizzazione ed indicizzazione dei documenti del Fondo Albani. Ovviamente questi ambienti sono adatti per temperatura, umidità e sicurezza alla conservazione di materiale documentario di pregio.

Selezione e trasferimento materiale (cassa, faldone, gruppo di documenti sciolti).

Il progetto prevede la digitalizzazione dell'intero fondo; considerata però la grande quantità di documenti da trattare si sta procedendo a sezioni trasferendo, di volta in volta, una parte del fondo dalla Villa Imperiale, presso cui sono conservati i documenti, alla Biblioteca Oliveriana, dove questi rimangono, opportunamente custoditi, per il periodo necessario alla loro riproduzione ed indicizzazione. Questa attività, considerato che l'archivio è tutelato dalle leggi sui beni culturali, è svolta secondo precise disposizioni contunute in una convenzione appositamente stipulata tra il conte Clemente Calstelbarco Albani e la Fondazione Ente Olivieri nel rispetto delle indicazioni fornite dalla Soprintendenza Archivistica delle Marche. La parte del fondo in lavorazione rimane comunque nei locali delle Biblioteca

Acquisizione immagini

Ogni singola parte dei documenti (legature, camicie, singole pagine, altri elementi aggiuntivi quali sigilli, timbri, o quant’altro dovesse essere individuato nel corso delle attività) viene acquisita in  immagine digitale a colori, ad alta risoluzione ed in formato TIFF.

Di ciascuna immagine vengono realizzate due copie master da conservare, una  presso la Biblioteca Oliveriana ed una consegnata all’Amministrazione Provinciale di Pesaro e Urbino, secondo i principi della corretta conservazione delle memorie digitali. Tali immagini sono poi opportunamente ridotte e trasformate in formati più idonei alla divulgazione e consultazione in fase di realizzazione dell’interfaccia di consultazione. Si realizzano quindi altri due versioni delle immagini:.PNG a 300 dpi per la consultazione in sede e .PNG a 100 dpi per la pubblicazione web.

Nel rispetto delle finalità generali del progetto, che mirano a fornire un semplice strumento di ricerca ed approfondimento, i documenti sono stati inventariati con l'intento di offrire per ognuno di essi i più possibili canali di accesso. Secondo poi quanto espresso dalle norme e dalle pratiche di riordino degli archivi, le unità archivisiche e documentarie vengono virtualmente organizzate in serie e sottoserie secondo quanto evidenziato dall'analisi dei manoscritti.

Gli standard di riferimento sono: ISAD(G) General International Standard Archival Description per quanto riguarda le parti descrittive e ISAAR(CPF) Standard Internazionale per i record d’Autorità archivistici di enti, persone famiglie per quanto riguarda le intestazioni.

Ogni unità è descritta nei suoi elementi essenziali:

• titolo, integrato da note di contenuto in caso di titolo non significativo 
• data di redazione del documento
• segnatura provvisoria (la segnatura definitiva sarà attribuita solo al termine della realizzazione dell’inventario)
• definizione del livello del documento
• supporto
• formato
• consistenza-cartulazione
• stato di conservazione
• breve descrizione del contenuto (quando ritenuto significativo).

La scelta degli applicativi nella realizzazione di un progetto di digitalizzazione è un passaggio fondamentale per la riuscita del progetto stesso, ma è essenziale soprattutto per l'accessibilità e la conservazione delle memorie digitali. Per fare si che le difficlità collegate a queste problematiche siano siano più facilmente affrontabili, è caldamente raccomandato, a livello internazionale, di ridurre al minimo indispensabile l'utilizzo di software e di standard proprietari (ad esempio per la gestione di basi di dati, per la pubblicazione dei dati sul web, ecc.) a favore di standard aperti e del cosiddetto Software Libero e/o Open Source.

La caratteristica principale del  Software Libero è che viene diffuso tramite una licenza d’uso non proprietaria che consente la libera copia, modifica e redistribuzione del programma. La licenza è inoltre di tipo persistente, cioè impone che anche le copie modificate vengano redistribuite con la stessa licenza, garantendo così che le libertà di copia, modifica, ecc. del software si perpetuino nel tempo. Il Software Libero, quindi, garantisce una piena condivisione della conoscenza. In termini pratici impedisce di legare un progetto ad un singolo produttore informatico ma lascia tipicamente il controllo dell'evoluzione dell'applicativo nelle mani di una molto più ampia comunità internazionale di sviluppatori.

Per questi motivi di fondo, ma anche per altri più concreti, si è deciso di utilizzare Greenstone, una suite di applicativi Open Source pensata appositamente per costruire e distribuire biblioteche digitali, sviluppata e distribuita dall'Università di Waikato in Nuova Zelanda in collaborazione con l'UNESCO.

Per le specifiche tecniche dettagliate di Greestone si rimanda alla sua copiosa documentazione sul sito http://www.greenstone.org, ma basti dire che questo programma, riconosciuto dall’UNESCO, in linea con i principi dell’Open Archive Initiative e ampiamente utilizzato in numerosi e diversificati progetti a livello internazionale, risponde pienamente ai requisiti di interoperabilità e accessibilità raccomandata per questa tipologia di attività.